دبیر خانه و امور اداری

شرح وظایف:

1-تهیه فرم ها و تکثیر آن ها جهت ثبت نام معتکفین (فرم شماره1- 2-3-و...)

2-ثبت نام و گروه بندی معتکفین(به شکل دستی و یا کامپیوتری)

3-تهیه آمار دقیق از معتکفین برای ارائه به مدیریت و سایر معاونت ها

4-تعیین سرگروه ها و گزارش و توجیه آنان برای انجام وظائفشان

5-جوابگوئی به سؤالات ثبت نام کنندگان

6-ارائه فرم تذکرات به معتکفین و احکام اعتکاف به آنان(تهیه بروشور)

7-ارائه فرم تذکرات به خانواده های معتفکین(بروشور)

8-هماهنگی با ادارات و نامه نگاری رسمی به آنان جهت اخذ خدمات و اطلاع رسانی به آنان

9-صدور تأییدیه حضور در اعتکاف برای کارمندان و دانش آموزان و دانشجویان

تذکرات و توضیحات:

قبل از شروع مراسم به منظور جلوگیری از اتفاقات پیش بینی نشده و همچنین ارتقاء کیفیت خدمات نیاز به هماهنگی با بعضی از ارگان ها و سازمان ها می باشد.

1-هماهنگی با اورژانس برای آمادگی در موقع ضروری

2-هماهنگی با آتش نشانی برای هماهنگی در حوادث پیش بینی نشده

3-هماهنگی با نیروهای انتظامی یا بسیج برای امنیت محل اعتکاف و وسائل نقلیه

4-هماهنگی با اداره برق برای جلوگیری از قطع برق در حین اعتکاف

5-هماهنگی با سازمان راهنمایی و رانندگی برای جلوگیری از ترافیک بعد از مراسم و خروج جمعیت از محل اعتکاف

6-هماهنگی برای تهیه بی سیم و یا تلفن بی سیم برای ارتباط بین مسئولین برگزاری جلسه خواهران و برادران

7-هماهنگی با شهرداری جهت سم پاشی محیط و نظافت محیط حمل زباله ها

8-هماهنگی با اتوبوس رانی برای حمل و جابجائی معتکفین

ثبت نام:

یکی از مهمترین مراحل مراسم اعتکاف ثبت نام معتکفین می باشد که می بایستی پس از فعالیت واحد تبلیغات و اعلام زمان ومکان ثبت نام در سطح شهر، روستا و یا محله صورت پذیرد.

تذکرات مربوط به ثبت نام:

1-افرادی خوش برخورد و با حوصله برای این کار انتخاب شوند

2-در صورت وجود شرایط حتی الامکان دو گروه ثبت نام ویژه ی خواهران و برادران داشته باشید.

3-فرم های ثبت نام را به مقدار کافی تکثیر نموده و در اختیار داشته باشید.

4-در حین ثبت نام می توانید افرادی را از بین ثبت نام کنندگان برای کمک اجرائی و یا مسئولیت گروه ها انتخاب نمائید.

5-قبلا ساعات ثبت نام را به مردم اطلاع رسانی نمائید.

6-با برنامه ریزی دقیق تلاش شود در حداقل وقت ممکن و براحتی از افراد ثبت نام به عمل آید.

7-تخفیفاتی برای افرادی که مشکل مالی دارند در نظر بگیرید.

8-حتی الامکان تعادل درثبت نام بین خواهران و برادران را رعایت نمائید.

9-تعداد و ظرفیت مسجد برای پذیرایی از معتکفین را قبلا بررسی نموده و در هنگام ثبت نام رعایت فرمائید.

10-یک نفر مسئول مالی برای دریافت وجوه معتکفین و مرور گواهی پرداخت معلوم نمائید.

11-به افراد ثبت نام کننده تذکرات خاص داده شود و کتاب یا جزوات مناسبی در موضوع اعتکاف فراهم نمائید تا افراد در هنگام ثبت نام رویت نموده و در صورت نیاز تهیه نمایند.

این تذکرات در سه بخش تنظیم شده است:

1تذکرات عمومی برای همه معتکفین

2تذکرات ویژه خواهران

3تذکرات ویژه خانواده معتکفین

تذکرات لازم را روی پارچه ای بزرگ نوشته و در مکان ثبت نام نصب فرمائید.

علاوه بر این، تذکرات ضروری را در برگه ها و بروشورهائی تنظیم نموده و هنگام ثبت نام با اعتکاف ویژه معتکفین به آنان دهید.

قابل توجه کلیه معتکفین محترم:

1-لطفا وسائل شخصی قرآن، مفاتیح الجنان، تسبیح، مهر تربت، کتاب اخلاقی، مسواک، لیوان، قاشق، پتو، و پشتی به همراه داشته باشید.

2-معتکفین باید قبل از اذان صبح در مسجد حضور به هم رسانند.

3-جهت صرف سحری روز اول غذا به همراه داشته باشید.

4-پس از ورود به مسجد جهت سهولت خود و معتکفین دیگر در محل خود مستقر شوید.

5-از هر گونه ایجاد مزاحمت مثل سر و صداهای بی جا جداً خودداری کنید.

6-لطفا کفش های خود را در طول اعتکاف مراقبت نمائید.

7-از آوردن وسائل اضافی اکیداً خودداری کنید.

8-قرآن و مفاتیح ها را بر روی زمین و جلوی پای دیگران قرار ندهید.

9-هنگام توزیع غذا در محل توزیع غذا تجمع نکنید.

10-رعایت نظافت باعث سلامت جسم و روح همگی ماست.

11- در هنگام تشکیل جلسات عمومی لطفا وسائل شخصی خود را مرتب کنید و در جلسات با شور و اشتیاق شرکت فرمائید.

12- در صورت مشاهده ی افرادی که موارد فوق را رعایت نمی کنند لطفا به آن ها تذکر دهید.

13-از آوردن تلفن همراه و اطفال خودداری نمایید.

14-از دوستان و اقوام خود تقاضا کنید برای ملاقات و گفتگو به شما کمترین مراجعه را داشته باشند مگر بنا بر ضرورت.

15- پزشک معالج در ایام اعتکاف در مسجد مستقر است در صورت نیاز به محل استقرار ایشان مراجعه فرمایید.

16-در صورت بروز حوادث به مسئولین برگزاری، مراجعه، و سریعا خبر دهید.

17-مراقب باشید جمع های دوستانه مانع حالت معنوی شما و مزاحم دیگر معتکفین نباشد.

18- با شرکت در برنامه های جمعی به معنویت جمع کمک کنید.

19-از برنامه های فردی و فکری و ذکر غافل نباشید.

20-لطفا به علت محدودیت در شستشو و رعایت بهداشت فردی لباس اضافه همراه داشته باشید.

21-با مسئولین برگزاری اعتکاف نهایت همکاری را داشته باشید.

22-کلیه معتکفین محترم می بایستی قبل از اذان صبح روز(سیزدهم رجب) الی اذان مغرب روز(پانزدهم رجب) الی اذان مغرب روز(پانزدهم رجب) در مسجد حضور داشته باشند.

23-همراه داشتن کارت ثبت نام جهت ورود به مسجد و استفاده از سایر خدمات الزامی است.

تذکرات ویژه خواهران معتکف

1-از آوردن وسائل اضافی جدا خودداری فرمائید.

2-نظم و سکوت لازمه معنویت و نتیجه گیری از مراسم اعتکاف است.

3-در صورت وجود عادت ماهانه ورود به مسجد، حرام و اعتکاف جائز نیست.

4-اگر در حین اعتکاف دچار عادت ماهانه شدند فورا باید مسجد را ترک نمایند.

5-رعایت حجاب و شئونات اسلامی و پوشش مناسب در طول مراسم اعتکاف و مسجد واجب و ضروری است.

6-وسائل بهداشتی و نوار بهداشتی همراه داشته باشید.

7-نظافت سرویسهای بهداشتی را رعایت فرمائید و از انداختن اشیاء رد سرویس بهداشتی جدا خودداری نمایید.

8-رضایت شوهر برای حضور در اعتکاف واجب است.

9-سر گروه خود را شناسایی نموده تا در هنگام تحویل غذا دچار مشکل نشوید.

10-اشغال فضای اضافه موجب مزاحمت و مشکل برای دیگران است.

تذکرات ویژه خانواده معتکفین

1-لطفا به جهت حفظ نظم اعتکاف فقط در ساعات تعیین شده برای ارتباط یا دیدار با عزیز خود مراجعه فرمایید.

2-به خاطر حفظ نظم و آرامش فکری افراد معتکف از اعلام اسامی از طریق بلند گو معذوریم.

3-نام گروه و سرگروه و حدود مکان اعتکاف فرد معتکف را به خاطر بسپارید.

4-به خاطر حفظ فضای معنوی اعتکاف از آوردن میوه، نوشابه و یا خوراکی های اضافی دیگر برای فرد معتکف خودداری فرمایید.

5-در صورت تمایل هدایا و نذورات خود را به دفتر اعتکاف تحویل فرمایید.

6-پس از بازگشت عزیز خود از اعتکاف ازاو به خوبی استقبال نمایید.

7-سعی کنید در روز سوم اعتکاف برای اعمال ام داوود در مراسم اعتکاف شرکت نمایید.

8-از مراجعات اضافی و غیر ضروری به عزیز خود، خودداری فرمایید و امکان اثر پذیری از فضای اعتکاف را برای او فراهم سازید.

مراحل اجرایی ثبت نام از معتکفین

الف- تکمیل فرم ثبت نام شخصی(فرم شماره 1)

هر شخص مراجعه کننده برای ثبت نام در مراسم اعتکاف می بایستی فرم شماره 1 که ارائه اطلاعات شخصی خود می باشد را پر نموده و در اختیار تیم ثبت نام کننده قرار دهد.

ب- پس ازتکمیل فرم اولیه مجری ثبت نام پس از درج نام شخص معتکف در لیست گروه و مشخص نمودن شماره گروه و شماره فرد در گروه یک عددکارت ثبت نام(فرم شماره 3) برای شخص ثبت نام کننده صادر کرده که در آن علاوه بر ذکر نام و نام خانوادگی معتکف شماره گروه و شماره فردی شخص درگروه را به اطلاع شخص معتکف می رساند این کارت می بایستی در اختیار معتکف قرار گیرد و فرم شماره 1(فرم ثبت نام) بصورت منظم بایگانی گردد. لازم به ذکر است برای نظم بیشتر در ثبت نام بهتر است رنگ کارت ثبت نام برادران و خواهران متفاوت باشد همچنین به همراه داشتن این کارت برای ورود به محل اعتکاف همچنین سایر خدمات... الزامی می باشد.

ج- تنظیم فرم گروه بندی و مسئول گروه:

در مراسم های بزرگ برای کنترل و تقسیم کار و سرویس دهی بهتر همچنین نظم در برنامه های فرهنگی و معنوی اعتکاف می بایستی از ابتدا و در حین ثبت نام معتکفین به گروههای مختلف(10یا 15 یا 30) نفری تقسیم گردند و با تعیین یک سر گروه و معاون گروه در انجام برنامه های حین مراسم اعتکاف مشارکت نمایند.

وظایف سرگروه ها:

1-استقرار در مکان مشخص شده دراعتکاف و شناسایی افراد گروه خودو تحویل تغذیه اعم از فطاری، سحری ، میوه از محل تدارکات و تقسیم بین افراد گروه خود.

2-تحویل جزوات و بسته های فرهنگی از مسئولین مربوطه و تقسیم جزوات و بسته های فرهنگی در بین افراد گروه.

3-تقسیم جزء خوانی قران کریم به ترتیب شماره های افراد درگروه (هر فرد از گروه یک جزء تلاوت داشته باشد). نظارت بر حسن اجرای آن.

4-تقسیم ختم صلوات به ترتیب شماره های افراد در گروه و نظارت بر اجرای آن

¨ بهترین تعداد پیشنهادی، گروههای 30 نفری می باشد(گروههایی 30نفری به میمنت تعداد معصومین(علیهم السلام) شامل دو تیم چهارده نفری به اضافه سر گروه معاون می باشد.این تعداد با تقسیم هر جزء از قرآن بنی خود می توانند در هر روز یک ختم قرآن تلاوت نمایند و به تعداد گروهها در هر روز اعتکاف چندین ختم قرآن تلاوت شود.

¨ مراسم هایی که از نظر وسعت مکان و تعداد نفرات در حد کمتر می باشند می توانند با تهیه ژتون و تحویل آن در حین ثبت نام نحوه غذا و سایر مواد خوراکی را به صورت مراجعه معتکف به مکان تحویل این خدمات برنامه ریزی کرده و یا در حین افطار و یا سحر در صورت داشتن مکان مساعد سفره پهن نمایند.